Encuadernadoras de papel con espiral metálico, canutillo de plástico y térmicas

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¿Qué debes tener en cuenta al elegir una encuadernadora de papel?

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La imagen que proyectamos cuando entregamos una oferta es importante y decisoria a la hora de conseguir el encargo. Gran parte de estas ofertas son presentadas escritas en papel y encuadernadas, por lo que se puede decir que una buena encuadernación, una buena presentación de nuestra oferta, influye mucho en el éxito de la misma. Después de las horas empleadas en redactar el informe llega el momento de presentarlo. Lo que se consigue con una presentación encuadernada es:

• dar una imagen más profesional personal y de la organización, de la empresa.
• proteger los documentos.
• aportar estilo y color, la gama de consumibles de encuadernación (cubiertas y espirales) es muy amplia t se pueden elegir diferentes colores y texturas.

2. ¿Qué tipos de encuadernación existen?
Hay dos factores que influyen en el tipo de encuadernación a elegir:

• la naturaleza del informe a presentar. No es lo mismo una lista de precios para uso interno que un dossier de empresa o un balance para los accionistas.
• quién sea la persona que va a recibirlo.

Se puede elegir entre los siguientes tipos de encuadernación:

1. Encuadernación con canutillo de plástico. El sistema más extendido, sobre todo en el ámbito escolar y universitario. Sus características principales son:
   • es adecuado para manuales y presentaciones.
   • es el más económico.
   • es muy práctico.
   • es fácil de usar. Se perforan las hojas, se abre el canutillo con la ayuda del mecanismo que incluye la encuadernadora y se meten las páginas, la cubierta y la trasera. Existen máquinas encuadernadoras eléctricas que este perforado lo hacen con solo presionar un pedal.
   • es un sistema muy flexible, el canutillo se puede abrir para insertar más páginas o se puede reutilizar, también la cubierta y la trasera.
   • el principal inconveniente es que no se puede abrir el documento 360º y no es tan cómodo para fotocopiar.
2. Encuadernación con espiral metálico. Es el sistema preferido por las empresas en España por las siguientes razones:
   • el documento encuadernado queda como un cuaderno tradicional de espiral simple.
   • el documento se puede abrir 360º, importante para poder apoyarlo en una superficie plana y tomar notas o para fotocopiarlo.
   • es un sistema sencillo, se hacen los agujeros a las hojas, a la cubierta y a la trasera y se inserta el extremo del espiral por el primer agujero. Girando este espiral se va introduciendo por el resto de los agujeros. Cuando el espiral ha pasado por todos se cortan y doblan los extremos del espiral. Existen máquinas eléctricas que hacen el perforado mediante la pulsación de un pedal y que incluyen un rodillo insertador que gira y facilita la inserción del espiral. El paso 5:1 o paso 64 (5 agujeros en 2,54 cm.) está más extendido que el paso 4:1 o paso 56 (4 agujeros en 2,54 cm.).
   • el documento se puede desencuadernar, la cubierta y la trasera se pueden reutilizar pero el espiral no.
3. Encuadernación con doble espiral (wire-o). Su uso en España se concentra mucho en la confección de calendarios y otros artículos de imprenta. En la empresa y a nivel particular se utiliza poco. Destacamos de este sistema de encuadernación:
   • la presentación es un poco más elegante, queda como un cuaderno tradicional de espiral doble.
   • permite girar las hojas 360º para facilitar la toma de notas y el fotocopiado.
   • es un sistema fácil, se hacen los agujeros a las hojas, a la cubierta y a la trasera y se meten en el espiral doble que previamente se ha abierto un poco. Una vez que todas las hojas están presentadas e introducidas en los extremos de alambre se cierran utilizando el cerrador incluido en la máquina encuadernadora. Existen máquinas eléctricas que hacen el perforado mediante la pulsación de un pedal.
   • el documento se puede desencuadernar, la cubierta y la trasera se pueden reutilizar pero el espiral no.
4. Encuadernación térmica. Se emplea para usos muy específicos porque:
   • el resultado en una encuadernación muy elegante tipo libro.
   • no es necesario agujerear las hojas. Se utilizan carpetas con cubierta, lomo y trasera en la misma pieza. En el interior del lomo existe un cordón de cola que se derrite con el calor aportado por la encuadernadora. Previamente se ha colocado el taco de hojas en este lomo.
   • este documento no se puede desencuadernar y las carpetas no se pueden reutilizar.
5. Encuadernación ImpressBind / Channel. Es un sistema con el cual el documento queda muy parecido al resultado de una encuadernación profesional. Lo utilizan mucho las gestorías administrativas para la encuadernación de documentación oficial porque:
   • el resultado es una encuadernación muy profesional tipo libro.
   • no es necesario agujerear las hojas.
   • no hace falta electricidad.
   • no se utiliza pegamento.
   • existen unas carpetas con cubierta, lomo y trasera en la misma pieza. En el lomo llevan una pieza metálica en forma de U donde se introducen las hojas de papel. Lo que hace la máquina es presionar los laterales de esta pieza en U y hacer presión sobre el papel.
   • el documento se puede desencuadernar para insertar o cambiar hojas y las  carpetas se pueden reutilizar. Para la desencuadernación es necesario un kit especial.

3. ¿Qué criterios son importantes a la hora de elegir?

1. la frecuencia y la intensidad de uso:
   • es muy diferente el caso de uso esporádico de una sola persona que un uso intensivo y continuo por parte de más personas.
   • una mayor frecuencia e intensidad de uso lleva aparejada la necesidad de una máquina de mayor robustez. Toda la gama de encuadernadoras incluye modelos de diferencias muy grandes, entre ellas el precio. Las encuadernadoras de papel más baratas suelen estar fabricados con mucho plástico y las más caras tiene más metal. Es importante tener esto en cuenta sobre todo con las palancas que perforan las hojas porque existe la tendencia de meter más hojas de las recomendadas y, por ello, tener que hacer un esfuerzo mayor de palanca, que puede llegar a partir.
   • para estos casos de uso muy intensivo existen encuadernadoras eléctricas de papel de canutillo de plástico, de espiral metálico y de wire-o que taladran las hojas sin necesidad de esfuerzo. Además también existen encuadernadoras de espiral metálico con rodillo insertador eléctrico que facilitan mucho la inserción del espiral metálico.
2. el  número de hojas más habitual del documento a encuadernar:
   • en la encuadernación con canutillo de plástico, con espiral metálico y con wire-o hay un primer paso que es la perforación de las hojas, la cubierta y la trasera del documento. Con una sola operación se pueden perforar desde 1 hoja hasta más de 20 con lo que es posible ahorrar mucho tiempo. Hay que tener muy en cuenta la “capacidad de perforación”.
   • en el caso de encuadernadoras de papel con canutillo de plástico algunas tienen un diámetro máximo de canutillo para trabajar, hay que tener en cuenta la “capacidad de encuadernación”.
3.  las prestaciones adicionales que incorpore la encuadernadora de papel. Los anteriores criterios son los importantes pero existen otros criterios que ayudan a mejorar la elección. Destacamos los siguientes:
   • existencia de bandeja para residuos. La operación de perforación dejan muchos trozos pequeños de papel y si se depositan en una bandeja esta operación es mucho más limpia.
   • que haya una sola palanca para perforación y encuadernación o palancas diferentes.
   • no es lo mismo una palanca o un asa para la perforación. Con el asa, que es una palanca en forma de U con dos puntos de anclaje, el esfuerzo que hace quien perfora es menor y el esfuerzo sobre la máquina también. Además es más tan válida para diestros como para zurdos.
   • algunas encuadernadoras tiene la perforación de las hojas horizontal. Otras vertical, que permite un centrado mejor de las hojas.
   • es muy útil el regulador de margen lateral para que los agujeros estén centrados respecto a la hoja de papel.
   • el selector de medición de canutillos ayuda a elegir cuán es el canutillo de plástico indicado para el taco de hojas a encuadernar.
   • la encuadernación con espiral metálico necesita un alicate especial de corte y doblado. Hay que fijarse porque no es barato y algunos modelos lo llevan incorporado.
   • la garantía ofrecida por el fabricante es algo a tener en cuenta.